SOFTWARE ARCHIVIAZIONE CONTRATTI

Il D.L. n. 179/2012 (decreto sviluppo-bis), convertito nella L. n. 221/2012, ha modificato l´art. 11, comma 13 del Codice dei contratti pubblici introducendo l´obbligatorietà della modalità elettronica e non cartacea almeno per i contratti stipulati per atto pubblico notarile o in forma pubblica amministrativa con l´intervento dell´ufficiale rogante pubblico, che nel caso degli enti locali è il Segretario. L´art. 6 del D.L. 23 dicembre 2013, n. 145, sostituendo il comma 4 dell´art. 6 del D.L. n. 179/2012, ha fatto slittare l´entrata in vigore delle disposizioni dettate dal comma 13 dell´art. 11 del Codice dei contratti rispettivamente al 30 giugno 2014 per la modalità elettronica degli atti pubblici e al 1 gennaio 2015 per le scritture private. Inoltre, il D.Lgs. n. 82/2005 prescrive che il sistema di conservazione dei documenti informatici deve assicurare l'identificazione certa del soggetto che ha formato il documento, l'integrità del documento, la leggibilità e l'agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative, inclusi i dati di registrazione e di classificazione originari, nonché il rispetto delle misure di sicurezza. 3S ha sviluppato una soluzione software completa che sulla base di quanto previsto dall´art. 11, comma 13, del D.Lgs. n. 63/2006 ed in attuazione alla determinazione n. 1/2013 dell´AVCP, agevola e gestisce la conservazione e la ricerca delle scritture private (negozi giuridici soggetti a registrazione solo in caso di uso) e degli atti pubblici/scritture private autenticate (negozi giuridici soggetti a registrazione in termine fisso ). In particolare, il software Gestione del contratto elettronico, gestisce: > gli appalti stipulati in forma di scrittura privata catalogati cronologicamente per anno; > gli appalti stipulati in forma di scrittura privata autenticata o in atto pubblico (soggetti a repertoriazione cartacea) conservati con numero di repertorio; > le convenzioni stipulate ai sensi dell´art. 15 legge n. 241/1990. conserva ed archivia: > il testo del contratto in originale; > gli allegati (per i lavori pubblici il capitolato speciale e l´elenco prezzi unitari ex art. 137 del D.P.R. n. 207/2010 e per tutti gli appalti per cui è necessario, il DUVRI ex art. 26, comma 3, D.Lgs. n. 81/2008); > gli estremi di annotazione della registrazione del contratto. > prevede tre diversi poteri di accesso con relativa password: > il RUP può caricare i dati e i documenti contrattuali; > il Responsabile di area/Dirigente può oltre che caricare anche modificare i dati; > il Segretario per gli atti repertoriati ha ogni potere di incisione sui dati. mette a disposizione: > un modulo per firmare elettronicamente i documenti (richiede che l´utente sia fornito del kit per la firma elettronica compatibile con lo standard PKCS#11 oppure CryptoAPI) direttamente dal software evitando così di ricorrere a procedure esterne che possono risultare tediose per l´utilizzatore; > la definizione degli uffici e delle aree dell´ente ed i relativi responsabili; > la creazione di profili utente con la possibilità di associare ad essi le operazioni che è possibile oppure non è possibile eseguire; > il tracciato storico di tutte le operazioni eseguite. > calcolo automatico delle imposte contrattuali; > la modulistica ai fini della registrazione presso l´Agenzia delle Entrate (Modello69-ModelloRRI) >modello F23 per il pagamento dei tributi dovuti; > file XML (UNIMOD) già pronto da trasmettere all´agenzia delle Entrate sul portale Sister. Caratteristica essenziale del software: i files caricati (comprese le scansioni da versioni cartacee) vengono archiviati in un database dedicato a cui non è possibile accedere direttamente in quanto i documenti sono protetti e codificati; la consultazione sarà possibile, se autorizzati, tramite caricamento sul proprio computer di una copia del documento che consente la visualizzazione del testo del contratto e di tutti gli allegati presenti. Vista la costante evoluzione della normativa in materia, il software è predisposto per ricevere futuri aggiornamenti, i quali manterranno intatti tutti i dati e i documenti precedentemente caricati dagli operatori. Il software prevede la modalità di accesso client/server per l´utilizzo concomitante da parte di più utenti (previa autenticazione). Il salvataggio dei dati è garantito da una utility che permette di eseguire semplicemente il backup dei dati. Opzionalmente è possibile attivare un modulo per il salvataggio dei dati su "cloud" per il recupero degli stessi anche in caso di eventi accidentali quali furto, guasto, incendio, ecc..